PRE-WRITTEN TEMPLATES TO CREATE LETTERS AND BACKPACK MAIL THROUGHOUT THE YEAR
SUBJECT: Intro Letter to Families (send via backpacks)
Dear families,
My name is _, and I am this year’s class parent for _. Please fill out the following form and return it to me via backpack mail (just send it back in your child’s folder, and our teacher will forward it to me), so I can create a class list for our mutual use, as well as for our teacher’s use.
The Ossining Early Childhood PTA welcomes all parents to participate in our efforts to help our students and teachers succeed! Please let me know if you are interested in becoming an official class helper, or if you’d like more information about our OEC PTA which serves Park School and Brookside School.
Please feel free to reach out to me with any questions that might be shared by other families, so I can find the answer for you and share it with the entire class.
Thank you all, and I am very excited for a great school year,
_name_
_email_
_phone_
Student Name ______________________________________________
Parent Name _______________________________________________
Parent Email ________________________________________________
Parent Contact Number (cell, home, work, or all) _________________
Carta de introducción a las familias (enviar con mochilas)
Queridas familias,
Mi nombre es _, y soy el padre de clase de este año de _. Por favor llenar el siguiente formulario y devuélvamelo por mochila (solo envíelo a la carpeta de su hijo, y el maestro me lo reenviará), para que pueda crear una lista de clase para nuestro uso mutuo, así como para el uso del maestro.
¡El PTA de Ossining Early Childhood da la bienvenida a todos los padres a participar en nuestros esfuerzos para ayudar a nuestros estudiantes y maestros a tener éxito! Por favor, avíseme si está interesado en convertirse en un ayudante oficial de la clase o si desea obtener más información sobre nuestra OEC PTA que sirve a Park School y Brookside School.
Me pondré en contacto pronto y, mientras tanto, no dude en comunicarse conmigo con cualquier pregunta, para que pueda encontrar la respuesta para usted y compartirla con toda la clase.
Gracias a todos y estoy muy emocionado por un gran año escolar.
_nombre_
_Email_
_teléfono_
Nombre del estudiante _______________________________________________________ Nombre del padre ____________________________________________________________ Correo electrónico de los padres _______________________________________________ Número de contacto de los padres (celular, casa, trabajo o todos) __________________
SUBJECT: School Year Gift Letter
Dear families,
As you may know, part of the class parent’s job is to invite optional contributions to teacher gifts three times during the school year. Although donations are appreciated, they are optional, and we do understand that some families simply are unable to give. This will not exclude anyone from being a part of any class activities, and as always, all gifts will be presented from the entire class to our teacher.
If you prefer, you can contribute once this year with a suggested donation of $35, to cover the holiday gift, Teacher Appreciation day, and the end of year gratitude gift. You can return funds to me via backpack mail using the enclosed envelope (clearly marked with your name and ATTN: _name_) or via venmo to _.
Thank you so much for your support,
_name_
_email_
_phone_
Carta de regalo del año escolar
Queridas familias,
Como sabrá, parte del trabajo de los padres de la clase es invitar contribuciones opcionales a los obsequios de los maestros tres veces durante el año escolar. Aunque se agradecen las donaciones, son opcionales y entendemos que algunas familias simplemente no pueden dar. Esto no excluirá a nadie de ser parte de las actividades de la clase y, como siempre, todos los obsequios serán presentados por toda la clase a nuestro maestro.
Si lo prefiere, puede contribuir una vez este año con una donación sugerida de $ 35, para cubrir el regalo de vacaciones, el día de agradecimiento al maestro y el regalo de agradecimiento de fin de año. Puede devolverme los fondos por correo de mochila usando el sobre adjunto (marcado claramente con su nombre y ATTN: _nombre_) o por venmo a _.
Muchas gracias por su apoyo,
_nombre_
_Email_
_teléfono_
SUBJECT: Holiday Gift Letter
Hello class parents,
I hope everyone enjoyed the Thanksgiving break! The holiday season is quickly approaching and it's that time of year when we show our appreciation for our teachers with a holiday gift from each class. This week, class parents should plan on reaching out to families with a request to participate. This entails:
Writing a letter inviting families to contribute. Sample language given below:
Dear Families,
As an expression of thanks during the holiday season, we would like to give <teacher’s name & teaching assistant’s name (if applicable)> a gift from the families in our class. We ask each family to consider making an optional donation of $10-$30, or any amount you are comfortable with. All gifts will be presented from the entire class to our teacher(s).
Please return your donation via backpack mail by <deadline date> in a sealed envelope to ATTN: <class parent name>, please also note your name and child's name on the envelope. Or via venmo, zelle, etc <include venmo, zelle, etc information>.
Feel free to email us with any questions you may have. As always, thank you very much for all your support!
Sincerely,
<class parent(s) name(s)>
Please Send your communication to parents digitally and physically. Send an email (do not copy your teacher) with your donation request. ALSO print your letter and place it in an unsealed envelope with the family name on the outside and your return information (your name) printed on them. Links or QR codes to your Venmo or Zelle are helpful to include in your letter for those who prefer to contribute digitally instead of sending in cash.
IMPORTANT: When you’re emailing, please remember to blind copy all class families so emails remain private. For backpack mail, ask your teacher to distribute your envelopes for you. Aim to send your letters this week or early next week so there is time to send a follow-up reminder.
After all donations have been collected, you will put together the gift. In the past, class parents have decided what class gift(s) to give, but we have heard repeatedly from teachers that cash gifts are always extremely appreciated 
With that in mind, we recommend a card and optionally a small token of appreciation (plant, framed photo, etc) with the majority of the cash donations offered as the primary gift.
Please let me know if you have any questions. Thank you for all that you do to support the PTA and our school!
I hope everyone has a wonderful holiday season!
Thank you so much for your support,
_name_
_email_
_phone_
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Hola padres de clase,
Espero que todos hayan disfrutado el descanso de Acción de Gracias! La temporada navideña se esta acercando y esta época del año es el tiempo que mostramos nuestro agradecimiento a nuestros maestros con un regalo navideño de cada clase. Esta semana, ustedes, los padres de la clase deben planear comunicarse con las familias para solicitarles participar. Esta semana, ustedes, los padres de clase, deben planear comunicarse con las familias para solicitar participación.
Esto implica:
Escribir una carta invitando a las familias a contribuir. Por favor vea un ejemplo abajo:
Queridas familias,
Como expresión de agradecimiento durante la temporada navideña, nos gustaría darle a <nombre del maestro/a y nombre del asistente maestro/a (si corresponde)> un regalo de parte de las familias de nuestra clase. Le pedimos a cada familia que considere hacer una donación opcional de $10 a $30, o cualquier cantidad con la que se sienta cómodo. Todos los regalos serán presentados por toda la clase a nuestros maestros.
Devuelva su donación por correo de mochila antes del <fecha límite> en un sobre sellado a la atención de: <nombre del padre de la clase>; también anote su nombre y el nombre de su hijo en el sobre. O a través de venmo, zelle, etc. <incluir información de venmo, zelle, etc.>.
No dude en enviarnos un correo electrónico con cualquier pregunta que pueda tener. Como siempre, muchas gracias por todo su apoyo!
Sinceramente,
<nombre(s) de los padres de clase>
Envía su comunicación a los padres de su clase de manera digital y física. Envía un correo electrónico (no copie a su maestro) con tu solicitud de donación. TAMBIÉN imprima su comunicación y colóquela en un sobre abierto con el apellido en el exterior y la información de su devolución (su nombre) impresa en ellos. Es útil incluir enlaces o códigos QR a su Venmo o Zelle en su carta para aquellos que prefieren contribuir digitalmente en lugar de enviar dinero en efectivo.
IMPORTANTE: Cuando envíe correos electrónicos, recuerde hacer copias ocultas de todas las familias de la clase para que los correos electrónicos permanezcan privados. Para el correo de mochila, pídele a tu maestro que te distribuya los sobres. Trate de enviar sus cartas esta semana o al principios de la próxima para que haya tiempo de enviar un recordatorio de seguimiento.
Una vez que se hayan recolectado todas las donaciones, tú armaras el regalo. En el pasado, los padres de clase decidían qué obsequios dar, pero hemos escuchado repetidamente de los maestros que los regalos en efectivo siempre son muy apreciados Con eso en mente, recomendamos una tarjeta y, opcionalmente, una pequeña muestra de agradecimiento (planta, foto enmarcada, etc.) y la mayoría de las donaciones en efectivo se ofrecen como obsequio principal.
Por favor, hágamelo saber si tiene alguna pregunta. ¡Gracias por todo lo que hace para apoyar a la PTA y a nuestra escuela!
¡Espero que todos tengan una maravillosa temporada navideña!
Muchas gracias por su apoyo,
_nombre_
_Email_
_teléfono_
SUBJECT: End of Year Gift Letter
Dear parents,
As an expression of thanks for all the hard work with our children this year, we wanted to give _ a gift from the families in our class. We thought that a _ could be something our teacher could use and enjoy.
We ask each family to consider making an optional donation up to $20, or whatever amount you are able to give. Please return your donation via backpack mail by _date_ using the enclosed envelope, marked ATTN: _name_. Please make sure your name is on the envelope.
If you prefer, you can also contribute by sending money via venmo to @_ and noting “end of year gift for _”.
Sincerely,
_name_
_email_
_phone_
Carta de regalo de fin de año
Queridos padres,
Como expresión de agradecimiento por todo el arduo trabajo con nuestros hijos este año, queríamos dar un regalo de las familias de nuestra clase. Pensamos que un _ podría ser algo que nuestro/a maestro/a pudiera usar y disfrutar.
Le pedimos a cada familia que considere hacer una donación opcional de hasta $ 20, o la cantidad que pueda dar. Por favor devuelva su donación por por medio de la mochila antes del _fecha_ usando el sobre adjunto, marcado ATTN: _nombre_. Asegúrese de que su nombre esté en el sobre.
Si lo prefieres, también puedes contribuir enviando dinero a través de venmo a @_ y anotando "regalo de fin de año para _".
Atentamente,
_nombre_
_Email_
_teléfono_
